Kontrollmechanismen und Überwachung der Mittelverwendung
Internes Kontrollsystem
Unter einem internen Kontrollsystem werden alle Maßnahmen verstanden, die den Zweck haben, das Vermögen zu sichern und die Ordnungsmäßigkeit und Verlässlichkeit der internen und externen Rechnungslegung sowie die Einhaltung der für die Organisation maßgeblichen rechtlichen Vorschriften zu gewährleisten. Die Maßnahmen dienen zudem der Sicherung der Wirksamkeit und Wirtschaftlichkeit der Tätigkeit sowie dazu, Fehler und Manipulationen so weit wie möglich zu verhindern.
Das interne Kontrollsystem der Heilsarmee besteht aus den folgenden Komponenten:
- Arbeitsrichtlinien und Arbeitsanweisungen
- Unterschriften- und Vollmachtenregelungen
- Kosten- und Leistungsrechnung mit Kostenstellenrechnung
- Budgetierung und regelmäßige Soll-Ist-Vergleiche
- Projektabrechnungen
- Zahlungsrichtlinien
- Anwendung des Vier-Augen-Prinzips
- IT-Bereich am Territorialen Hauptquartier: Zugriffsberechtigungen werden durch differenzierte Zugangsrechte geregelt.
- regelmäßige Revisionen in den Einrichtungen der Kirche und im sozialen Bereich
- laufende Kontrolle der Umsetzung der Entscheidungen durch die Aufsichtsorgane der Heilsarmee
Externe Kontrollen
- Die konsolidierte Jahresrechnung der „Die Heilsarmee in Deutschland Körperschaft des öffentlichen Rechts“ wird jedes Jahr unter Einbeziehung der Buchführung und des Lageberichtes durch eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft geprüft. Für das Jahr 2016 wurde ein uneingeschränkter Bestätigungsvermerk erteilt.
- Das Hauptquartier der Heilsarmee in Deutschland wird im Durchschnitt alle drei Jahre durch das Internationale Hauptquartier der Heilsarmee in London (IHQ) einer Revision unterzogen. Überprüft wird die Einhaltung der internationalen Regeln und Verordnungen der Heilsarmee. Diese Richtlinien umfassen u. a. die zweckbestimmte Verwendung der Spenden, Legate und Treuhandgelder. Die zweckentsprechende Verwendung der Projektmittel, die der Heilsarmee in Deutschland über das IHQ zugewendet werden, ist anhand eines eigenen Berichtswesens dem IHQ laufend nachzuweisen.
- Der Heilsarmee in Deutschland KdöR wurde im Jahr 2017 das neue Spendenzertifikat des Deutschen Spendenrats e.V. zuerkannt. Es belegt, dass die Heilsarmee mit den ihr anvertrauten Geldern verantwortungsvoll und transparent im Sinne der Ziele und Regeln des Deutschen Spendenrats umgeht. Die strengen Kriterien für die Vergabe orientieren sich dabei an den Grundsätzen und der Selbstverpflichtungserklärung des Deutschen Spendenrats. Insbesondere muss ein klarer, aussagekräftiger, vollständiger und von einem Rechnungsprüfer geprüfter Finanzbericht, in der Regel ein Jahresabschluss, vorliegen, welcher spätestens neun Monate nach Ablauf des Geschäftsjahres direkt bei dem jeweiligen Prüfungsinstitut und parallel dazu bei der Verwaltung des Deutschen Spendenrats einzureichen ist. Damit wird eine zweckgerichtete, wirtschaftliche und sparsame Mittelverwendung der Spenden- und Fördergelder sowie die Einhaltung der Grundsätze überprüft.